Privacy statement – Schaats- en Skate Vereniging Zwanenburg e.o. (SSVZW)
Het gebruik van persoonsgegevens is van essentieel belang voor de activiteiten van onze vereniging (SSVZW). In dit privacy statement willen
wij duidelijke informatie geven over de wijze waarop SSVZW persoonsgegevens van haar leden
en vrijwilligers verwerkt. Hierbij houdt SSVZW zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Persoonsgegevens
SSVZW verzamelt en verwerkt persoonsgegevens. Dit wordt zorgvuldig gedaan. SSVZW verwerkt uw persoonsgegevens in overstemming
met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. SSVZW zal uw uitdrukkelijke toestemming vragen voor de verwerking van uw
persoonsgegevens, indien SSVZW deze nodig heeft voor andere doeleinden dan in dit privacy statement beschreven. SSVZW neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is. SSVZW zal geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Alle vrijwilligers binnen SSVZW zijn op de hoogte gesteld van het privacy statement. Verwerking van persoonsgegevens van leden, deelnemers, vrijwilligers en sponsoren
De persoonsgegevens in de ledenadministratie worden door SSVZW verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Contributieheffing
- Informatieverstrekking en uitnodigingen voor activiteiten
- Deelnemerslijsten voor trainers
- Link met KNSB t.b.v. licentiegegevens
- Link met Baanvereniging t.b.v. abonnementen
SSVZ vraagt de volgende persoonsgegevens van u:
- Geslacht (M/V)
Naam - Adres
- Postcode en woonplaats
- Telefoonnummer
- Emailadres
- Geboortedatum
- IBAN-rekeningnummer (i.v.m. incasso / facturering)
- Relatienummer KNSB
Bij elke activiteit zal de verzameling van de persoonsgegevens tot het hoogstnoodzakelijke worden beperkt. Uw persoonsgegevens worden door SSVZW opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde activiteiten.
Verstrekking aan derden SSVZW geeft nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geenverwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Met dezepartijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen
wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming
voor geeft.
Binnen de EU SSVZW verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
SSVZW verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van
minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
SSVZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is verei
st. De persoonsgegevens die in de ledenadministratie van SSVZW worden opgeslagen, gelden de volgende bewaartermijnen:
- Lidmaatschap: 2 jaar na beëindiging, behoudens de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
- Evenementen: gedurende de duur van het evenement
- Financiële administratie: maximaal de wettelijke termijn van 7 jaar
Beveiliging
SSVZW heeft passende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Alle personen die namens SSVZW bij uw persoonsgegevens kunnen, hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Er worden back-ups van persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen indien nodig. Alle vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent persoonsgegevens
Conform de AVG-wetgeving heeft u te allen tijde recht op inzage, rectificatie of verwijdering van alle persoonsgegevens die door SSVZW in de admi
nistratie zijn vastgelegd. U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door SSVZW te laten overdragen aan uzelf of een andere partij in opdracht van u. U kunt voor inzage contact opnemen met het bestuur van SSVZW. Hiervoor kan wel om legitimatie worden gevraagd.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vraagt SSVZW u hierover direct contact op te nemen. Komt S
SVZW er samen met u niet uit, dan vindt SSVZW dit natuurlijk erg vervelend. U heeft a ltijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichth oudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons privacy statement nog vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact met ons secretariaat opnemen.
Versie juni 2018